Hyvä tulos – hyvä mieli

Helsingin kaupungin sosiaalivirastossa on kehitetty uudenlaista lähestymistapaa tuottavuuden mittaamiseen.
Pilottikohteina ovat olleet päivähoito ja vanhusten palvelut. Kehitystyötä on tehty yhteistyössä Tampereen teknillisen yliopiston tuottavuuden mittaamiseen erikoistuneiden tutkijoiden kanssa.

Tavoitteena on ollut luoda menetelmä, joka ottaa huomioon toiminnan laadun ja jota voidaan hyödyntää käytännön johtamistyössä. Vanhuspalvelujen tuottavuutta on arvioitu palveluasumisessa ja vanhainkotihoidossa.

Tuottavuuden mittaamiseen kehitettiin matriisimalli, joka mahdollistaa moniulotteisen tuottavuuden tarkastelun. Matriisimalli on ollut Itä-Pasilan palvelutalossa käytössä vuodesta 2007 lähtien.

– Tuottavuusmatriisin myötä johtajalla on työväline, jonka avulla on helppo perustella, mihin työyksikön tulee pyrkiä työllään. Ilman matriisiakin työtä tulee tehdä samoin tavoittein, sanoo palvelutalon johtaja Kaisa Rankaviita.

Tuottavuusmatriisi tekee työn näkyväksi

Itä-Pasilan palvelutalon asukkaat asuvat palvelutalossa omissa kodeissaan ja ovat vuokrasuhteessa Helsingin kaupunkiin. Asukkaita talossa on 110. Palvelut sovitaan jokaisen asukkaan kanssa yksilöllisesti. Palvelumaksut määräytyvät asiakkaan avuntarpeen ja tulojen mukaan.

Henkilökunta toimii neljässä tiimissä ja on paikalla palvelutalossa ympäri vuorokauden. Tiimeistä kolme on hoitotiimejä, jotka vastaavat hoidosta ja palveluista. Tiimissä on jokaiselle asiakkaalle määritelty vastuuhoitaja. Viriketiimi vastaa palvelutalon kulttuuri- ja viriketoiminnasta.

Rankaviidan mukaan matriisi mahdollistaa yhteisen keskustelun työn tekemisestä ja suunnittelusta. Tuottavuusmatriisin mittareiden lähtökohtana on toiminta eli työn tekeminen. Matriisi mahdollistaa työn näkyvyyden. Jokaisen työyhteisön työntekijän panos on tärkeä.

– Henkilöstö tietää mitä on saatu aikaiseksi. Mittaritulokset antavat tietoa siitä, missä on hyvä petrata. Niiden perusteella voidaan käydä yhteistä keskustelua, miten työn tekeminen saadaan sujuvaksi niillä voimavaroilla, jotka ovat käytössä  unohtamatta asiakasta ja hänen elämäänsä.

Useita mittareita

Vanhuspalveluissa yksi tuottavuuden mittari on asumisvuorokauden hinta. Muita ovat hoitopaikkojen käyttöaste, henkilöstön työpanos suhteessa hoitopaikkoihin, alle 60 päivän sairauspoissaolot sekä asiakkaan toimintakyvyn säilyminen ja vuoteeseen hoidettavien osuus.

Laskennallinen asumisvuorokauden hinta mittaa esimerkiksi palvelun tarvetta. Vähäinen palveluntarve tuottaa vähemmän tulosta: suuri palvelujen tarve parempi on tulos.

– Tämä tarkoittaa myös sitä, että asukas on oikeassa asumispaikassa ja henkilöstön osaaminen ja työpanos suunnataan ns. oikeisiin asioihin, kertoo Rankaviita.

Tavoitteena on pitää palvelutalon asumispaikat täynnä eli sadan prosentin käyttöaste.

– Hyvä tulos mahdollistuu, jos pystytään suunnittelemaan ja organisoimaan työprosessit mahdollisimman hyvin ja selkeästi.

Tuottavuutta tavoitellaan myös parantamalla työhyvinvointia ja pyrkimyksellä vähentää henkilöstön sairauspoissaoloja.

– Hyvinvoivassa työyhteisössä työntekijöiden vaihtuvuus on pienempi, mikä parantaa myös palvelun laatua ja lisää asiakastyytyväisyyttä.

Rankaviita korostaa myös, että on tärkeää ylläpitää asiakkaiden toimintakykyä. Itä-Pasilan palvelutalon asiakkaat  pyritään hoitamaan omassa kodissaan niin kauan kuin se on mahdollista. Heillä ja heidän omaisillaan on mahdollisuus osallistua hoidon ja palvelun suunnitteluun ja arviointiin.

– Palvelutalon asukkaille pyritään tarjoamaan asukkaan toiveiden ja tarpeiden pohjalta mielekästä tekemistä kaikkina viikon päivinä. Unohtamatta kulttuuritarjontaakaan, kertoo Rankaviita.

Hyvä tulos palkitsee

Vanhuspalvelun johto tuottaa palveluyksikköihin mittareiden tulokset, joita seurataan vertaamalla niitä edellisten
vuosien tuloksiin.

– Yksikköjen tuloksia voi myös verrata keskenään. Keskustelun kautta oivalletaan ja opitaan, miten voidaan löytää olennainen, jota voi muuttaa ja mitä voi parantaa työn tekemisessä, kuvailee Rankaviita.

Henkilöstö sitoutuu tuottavuusajatteluun sen myötä, että heillä on mahdollisuus osallistua oman työn suunnitteluun ja työprosessien parantamiseen. Tuottavuusajattelu on lisännyt yhteistyötä tiimien välillä. Saavutetuista tuloksista palkitaan tulospalkkiolla.

– Keskustelemme ja arvioimme yhdessä. Hyvä tulos, hyvä mieli, kiteyttää Rankaviita.