Päivi Mäkeläinen
Kuntacaset
2
/2014

Teksti: Pirjo Tuusa
Kuva: Matti Immonen

17.4.2014

On katsottava kauas eteenpäin

Kaupungin pitää organisaationa oppia ketterää toimintatapaa, koska lineaarinen ajattelu ei enää päde, yksikön päällikkö Päivi Mäkeläinen määrittelee. Yksi ketteryyden lisäämisen keinoista on osaamisen ennakointi, jolla kartoitetaan tulevia henkilöstötarpeita.

Kuntaorganisaatioissa on opittu toimimaan lineaarisesti.

– Aiemmin on siis todettu ongelma, määritelty se, on suunniteltu korjaustoimi ja toteutettu se. Tämä lineaarinen ajattelu ei kuitenkaan enää aina päde. Ongelmat ovat moniulotteisia eikä niitä useinkaan enää voida määritellä tai ratkaista samalla tavoin kuin ennen, Päivi Mäkeläinen toteaa.

Tulevaisuudessa tarvitaan enemmän kokeiluja ja työssä oppimista. Mäkeläinen toimii Osaaminen ja resurssit -yksikön päällikkönä Helsingin kaupunginkanslian henkilöstöosastolla. Kaupunginkanslia on 500 hengentyöyhteisö, joka muodostettiin kolmesta virastosta. Vuoden alussa tapahtuneen yhdistämisen tavoitteena on keskitettyjen ohjaus- ja valmistelutoimintojen tehostaminen ja selkiinnyttäminen.

Osaamisen kehittäminen ei käy hetkessä

Kaupungin tavoitteena on osaavan henkilöstön turvaaminen nyt ja tulevaisuudessa. Kaupungin palveluksessa oli vuoden vaihteessa 40 139 henkilöä. Palveluja tuotettiin 612 600 helsinkiläiselle.

– Henkilöstön osaamisen kehittäminen ei käy hetkessä. Toisinaan on katsottava kaupungin strategiakautta pidemmälle ja yritettävä ennakoida, millaista toiminta on tulevaisuudessa.

Helsingin kaupungin henkilöstön palvelussuhteet ovat pitkiä. Vaihtuvuutta selittää yleisimmin eläkkeelle siirtyminen, eikä toisen työnantajan palvelukseen lähtö. Toimintaympäristön muuttuessa on siis varauduttava ennen kaikkea nykyisen henkilöstön kehittämiseen.

Suurimman ikäluokan henkilöstöstä muodostavat 51-vuotiaat ja henkilöstön keski-ikä on 46 vuotta.

– Oppimishaasteita luo muun muassa uusi tieto- ja viestintätekniikka. Uuden tekniikan omaksuminen onnistuu nuo-remmilta ikäluokilta nopeammin.

Kaupungin avautuviin virkoihin ja toimiin löytyy hakijoita, mutta pulaakin on. Maanalainen rakentaminen lisääntyy ja alan osaajia tarvittaisiin enemmän. Myös ruotsinkieliseen päivähoitoon ja erityisopetukseen kaivattaisiin työntekijöitä enemmän kuin on tarjolla.

Kaupunki on vastuullinen työnantaja, joka tarjoaa hyvän palvelussuhdeturvan. Töiden loppuessa tai henkilön terveydentilan muuttuessa henkilölle pyritään löytämään uutta työtä. Uudelleensijoitustoiminta on keskitetty henkilöstöosastolle. Uudelleensijoituksessa on noin 200 ihmistä.

– Uudelleensijoituksen taustalla ovat yleisimmin terveydelliset syyt. Uudelleensijoituksen kautta etsitään uutta työtä, koulutetaan, kuntoutetaan tai tehdään työkokeiluja. Joskus prosessi päättyy eläkeratkaisuun.

Ennakoinnilla tunnistetaan osaamistarpeita

Mäkeläinen työskenteli aiemmin henkilöstöpäällikkönä kiinteistövirastossa. Viraston edustajana hän osallistui hankkeeseen, jossa kehitettiin osaamisen ennakoinnin työtapoja. Osaamisen ennakointi on osa kaupungin strategiatyötä. Ennakointihankkeessa kartoitettiin rakennus- ja kiinteistöalan osaamistarpeita ja -vajeita. Alan haasteiksi tunnistettiin muun muassa rakentamisen ekologiset tavoitteet, energiatehokkuus ja kaavatalous.

Kiinteistöteknisten järjestelmien lisääntyminen edellyttää uutta osaamista. Korkeaan rakentamiseen liittyy uusia pelastus- ja turvallisuusvaatimuksia. Lisäksi Helsingissä tarvitaan erityisosaamista pienten vaikeasti rakennettavien alueiden käyttöönottoon ja maanalaiseen rakentamiseen. Kaikessa rakentamisessa tarvitaan elinkaariajattelua sekä muunneltavien tilojen suunnitteluosaamista.

Palvelutoimintoihin vaikuttaa sähköisen asioinnin lisääntyminen ja palvelujen vieminen verkkoon. Tarvitaan tietopankkeja. Kuntalaisille on tarjottava avointa tietoa, joka on kaikkien käytettävissä.

Tulevaisuuteen katsotaan yli hallintokuntarajojen

Erilaisia tulevaisuuksia pitää hahmottaa ja yrittää sitten päätellä, mikä on mahdollinen, todennäköinen ja toivottava tulevaisuus. Sitten lähdetään sitä kohti, Mäkeläinen toteaa.

Kaupungin eri toimijoiden pitää myös lisätä yhteistyötä. Tästä hyvänä esimerkkinä on Kalasataman alue, jossa käytetty neuvottelumenettely sai kaupunginjohtajan palkinnon. Alueen palvelutuottajat olivat mukana alueen kilpailutuksessa alusta alkaen.

– Kaupungille on tärkeää pitää hyvät yhteydet myös eri oppilaitoksiin, Mäkeläinen muistuttaa.

Virastoilla on paljon yhteistyötä alueen oppilaitosten ja ammattikorkeakoulujen kanssa. Kaupungin asiantuntijat käyvät luennoimassa oppilaitoksissa. Jo ammattiopinnoissa pitää päästä kiinni työelämään ja saada kuva työelämän käytännöistä.

Kaupunginkanslian henkilöstöosasto on myös aktiivisesti mukana messuilla ja muissa tapahtumissa, missä opiskelijat liikkuvat.

​Kesätyökontaktista kannattaa tehdä hyvä

Helsingin kaupunki tarjoaa vuosittain paljon kesätyö- ja harjoittelupaikkoja. Jokainen kontakti on tärkeä osa ennakoivaa rekrytointia, jolla luodaan työnantajamielikuvaa potentiaalisille tuleville työntekijöille.

Vuonna 2013 virastot ja liikelaitokset palkkasivat kesätöihin lähes 3 000 henkilöä omin varoin ja runsaat tuhat henkilöä palkattiin kaupungin keskitetyillä määrärahoilla. Lisäksi kaupungin Siisti kesä! -hankkeessa työskenteli 16​–20-vuotiaita kaikkiaan 263.

Moni tutustuu kaupungin töihin myös ammatillisen oppilaitoksen tai korkeakoulun harjoittelijana. Tänä vuonna palkataan keskitetyin määrärahoin 80 korkeakouluharjoittelijaa 2–5 kuukaudeksi.

Etusijalla ovat nuoret, joiden opiskeluihin kuuluu pakollinen harjoittelu. Heitä ovat muun muassa psykologiopiskelijat. Monet virastot tarjoavat paljon harjoittelupaikkoja myös omin määrärahoin.

Helsingissä kokeiltiin tulevaisuustaulutekniikkaa

Helsingin kaupunki oli mukana KT:n toteuttamassa Osaamisen ennakointi kuntapalveluissa -hankkeessa. Helsingissä kokeiltiin tulevaisuustaulutekniikkaa, jota on esitelty julkaisussa Osaamista ennakoimaan! Julkaisu löytyy osoitteesta KT:n verkkosivuilta.