Taina Vehviläinen, viestintäpäällikkö, Espoon kaupunki.
Asian tuntija
6
/2020

Teksti: Hanna-Kaisa Hämäläinen Kuva: Eeva Anundi

14.12.2020

Irti etätyöapatiasta

Etätöissä korostuu avoimen, ajantasaisen ja selkeän viestinnän merkitys. Vapaata jutusteluakaan ei silti pidä unohtaa, muistuttaa viestintäpäällikkö Taina Vehviläinen.

Kuluva vuosi on osoittanut, miten tärkeää työyhteisöviestintä on paitsi työpaikan yhteisöllisyydelle, myös etätöiden sujuvuudelle.

Taina Vehviläinen vastaa Espoon kaupungin sisäisestä viestinnästä. Tiedonkulku etätyöaikana on Espoon kokoisessa 14 000 työntekijän organisaatiossa vaativaa, sillä kaupungin sisältä löytyy monia erilaisia työkulttuureita, eivätkä etätyöt olleet kaikille ennen viime kevättä tuttuja. Jokainen työntekijä pitää silti pystyä tavoittamaan.

– On tärkeää, että työyhteisössä sovitaan yhteisesti mitä kanavia käytetään minkäkinlaiseen viestintään, ja että ne ovat kaikilla tiedossa, Vehviläinen toteaa.

Espoossa ensisijainen tietolähde on kaupungin intranet, jonne päivitetään alati muuttuvia korona-ajan ohjeita. Kunnissa on kuitenkin merkittävä joukko työntekijöitä, jotka eivät työnsä vuoksi pääse säännöllisesti lukemaan ohjeita.

– Esimerkiksi päiväkodin johtajalla voi olla huoneessaan kone, josta pääsee intraan, mutta muut työntekijät eivät välttämättä juurikaan käy intrassa. Tällaisissa yksiköissä esihenkilön rooli tiedonvälittäjänä on äärimmäisen tärkeä, Vehviläinen sanoo.

Esihenkilön on oltava saavutettavissa

Esihenkilön vuorovaikutustaidot korostuvat etätyössä muutenkin kuin viestinviejänä. Kaiken etäkokouspyörityksen keskellä esihenkilöiden tulisi olla henkilöstön saavutettavissa ja pysähtyä toisinaan kuuntelemaan heitä.

– Esihenkilöiden on hyvä olla tuntosarvet herkkinä, sillä ihmisten elämäntilanteet voivat olla hyvinkin erilaisia. Joillekin etätyöhön solahtaminen on sujunut hyvin, kun taas toisille se on vaikeaa.

Vehviläisen mukaan etätyötä tekevissä yksiköissä olisi entistä tärkeämpää luoda avoin ja salliva keskusteluilmapiiri, jossa jokainen uskaltaisi puhua vapaasti ja kertoa, jos ei pystykään aina tekemään työtään täysillä. Esimerkiksi keväällä moni vanhempi oli vaikeassa tilanteessa, kun päiväkoti- ja kouluikäiset lapset olivat etätyötä tekevien vanhempien kanssa kotona.

Vehviläinen korostaa myös selkeää tavoitteista viestimistä, jotta jokainen tietää mitä häneltä odotetaan.

– Jos työ on hyvin kiireistä, niin sitä on osattava rajata ja keskittyä niihin tärkeimpiin töihin, jotka hoidetaan. Loput saavat odottaa.​

Pieniä irtiottoja arjesta

Moni on jo väsynyt etätöiden tekoon ja kaipaa takaisin toimistolle kollegojensa ja oman työpöytänsä ääreen. Etätyössä työ- ja vapaa-ajan rajat saattavat hämärtyä ja lisätä väsymystä. Työelämässä onkin alettu puhua uudesta ilmiöstä: etätyöapatiasta.

Vehviläisen mukaan etätyöapatiaa vastaan voi taistella pienillä, yhteisöllisyyttä lisäävillä teoilla.

– Pitäisi löytää kivoja pieniä piristyksiä, esimerkiksi virtuaalisia kahvitaukoja tai yhteisiä lounaita oman tiimin kesken, hän ehdottaa.

Kun kaikki kokoukset käydään etänä, ei vapaalle jutustelulle välttämättä ole yhtä paljon tilaa kuin tavallisesti. Myös työpaikan käytäväkeskustelut ovat etätyön takia kadonneet.

– Jotain tulisi keksiä niiden tilalle, ettei kaikki ole pelkkää kapeaa työasioista puhumista. Meillä on esimerkiksi esitelty Yammerissa omia lemmikkejä, harrastuksia, tehtyjä käsitöitä ja kasvatusvuorossa olevia viherkasveja, Vehviläinen kertoo.

Hän pitää näitä epävirallisia kohtaamisia tärkeinä yhteisöllisyyden ylläpitämisen kannalta, etteivät ihmiset tuntisi itseään niin eristäytyneiksi ja yksinäisiksi kotitoimistoillaan.

Vaikka esihenkilöillä on olennainen rooli sisäisessä viestinnässä, eivät kaikki heistä välttämättä tule ajatelleeksi, että vapaata jutusteluakin kaivataan.

– Meistä jokainen on vastuussa siitä, millainen ilmapiiri töissä on. Viestintä kuuluu meille ihan kaikille, Vehviläinen muistuttaa.