Pirjo Virtanen ja Jukka Lehtola
Case kommunen
6
/2015

Text: Oili Valkila
Bild: Laura Tammisto / Studio Torkkeli

15.12.2015

Erfarenheter av det nya periodsystemet

De nya AKTA-bestämmelserna om periodarbetstid började gälla i juni. Syftet med bestämmelserna är bland annat att klargöra och förenkla systemet med periodarbetstid och samtidigt förbättra arbetshälsan och serviceverksamhetens resultat.

– Hittills har vi haft både positiva och negativa erfarenheter, säger Pirjo Virtanen, som är personalchef vid Tammerforsstads välfärdstjänster och stationerad vid  Hatanpää sjukhus.

– Positivt har varit bland annat att reformen väckt debatt också om andra arbetstidsformer och tillämpningen av dem. Bland annat har en övergång till allmän arbetstid och försök med arbetstidsbanker diskuterats och folk har också i övrigt fått lov att tänka om. Olika projekt har genomförts hos oss och fortsätter också framöver. Positivt är också att de ändrade bestämmelserna om periodarbetstid även medfört bättre uppföljning av arbetstidsersättningarna.

Enligt de nya bestämmelserna om periodarbetstid ska den ordinarie arbetstiden planeras så att den utjämnas under två, tre eller fyra veckor. Så kallade dubbla perioder kan inte längre tillämpas. Fyraveckorsperioder kan användas bara om det behövs med tanke på verksamheten. Utjämningsperioder på mer än fyra veckor kräver ett lokalt avtal.

Virtanen berättar att vissa enheter på grund av arbetets art i praktiken inte lyckats anpassa sin verksamhet till en utjämningsperiod på två eller fyra veckor inom övergångsperioden. En del av enheterna övergick till allmän arbetstid, där det fortfarande finns möjlighet till sexveckorsperioder och det är lättare att flexa. Arbetstidsformen har då tjänat verksamheten bättre.

Tydligare system

Målet att få till stånd ett tydligare system har enligt Virtanen nåtts i viss mån.

– Reformen har krävt att framför allt de chefer som är med om att planera arbetsskiftsförteckningarna har satt sig in i arbetstidssystemet på ett nytt sätt.

Det har säkert ökat medvetenheten och förståelsen för arbetsskifts-planeringen ur arbetshälsoperspektiv. Planering av arbetsskiften med beaktande av verksamhetens art har också tidigare varit en viktig ambition. I reformen har detta ytterligare poängterats och klarlagts. I fråga om resultatet är det fortfarande svårt att uppskatta vad som beror på vad, när det samtidigt sker också andra stora förändringar i organisationen. Enheternas storlek och placering ändras och det sker förändringar i personalens struktur och styrka.

Cheferna som i praktiken planerar arbetsskiftsförteckningarna måste vara ännu noggrannare än tidigare, då arbetsperioden har förkortats från sex till tre veckor. Tillsammans med Tammerfors stads personalenhet har det ordnats utbildning för cheferna, både om riktlinjerna och om den praktiska arbetstidsplaneringen med administrationssystemet Titania.

Större genomskinlighet 

Avdelningsskötare Jukka Lehtola planerar arbetsskiftsförteckningarna för 22 fast anställda vid kardiologiska avdelningen B5 vid Hatanpää sjukhus. Han berättar att reformen trots förvirringen i början också har medfört positiva konsekvenser.

– Personalen tyckte om den tidigare sexveckorsperioden, eftersom den gav större möjligheter till flexibilitet. Den hade sålunda positiva verkningar på trivseln och orken i arbetet. Problemet var ändå att det var rätt omöjligt för arbetstagarna att följa upp sina arbetstimmar och utbetalningar. Den treveckorsperiod som valdes i reformen har varit bra i den bemärkelsen att genomskinligheten ökat.

Inte heller det nya systemet utgör något hinder för att planera två eller flera separata treveckorsperioder efter varandra. Eventuella kompensationstimmar kan inte användas förrän de fullgjorts. När treskiftsarbete utförs i jämn takt uppstår det ändå i praktiken timmar som kan användas.

I arbetsskiftsförteckningen planeras ordinarie arbetstid, men inte mertidseller övertidsarbete, även om man på förhand vet att den ordinarie arbetstiden kommer att behöva överskridas. Av den fastställda arbetsskiftsförteckningen ska också framgå mängden ledigheter som utgör arbetstidsersättningar och hur de förläggs. Målet är att arbetstidsbokföringen ska blir tydligare så att eventuella arbetstidsersättningar lättare kan specificeras. På så sätt blir det också enklare att följa upp ersättningarna.

– Det som är bra med det nya systemet är att när kompensationsledigheter ges syns det tydligt i systemet för vad och när de har getts. Planerade avbrott – i praktiken vanligen semestrar – har blivit enk-lare att beräkna och det har blivit lättare för de anställda att förstå sig på dem.

Vissa bestämmelser om perioder som avbrutits på grund av frånvaro har slopats. Hur frånvaro inverkar på den ordinarie arbetstiden beror ändå fortsättningsvis på om frånvaron, dvs. avbrottet, planerats på förhand eller inte. Semester, sjukledighet o.d. tjänst- och arbetsledighet anses vara planerad på förhand om ledigheten har planerats in i arbetsskiftsförteckningen senast en vecka före arbetsperiodens början, dvs. vid samma tidpunkt som arbetsskiftsförteckningen senast ska ges för kännedom.

Särskilt i nattarbete inverkar arbetsskiftens placering på arbetshälsan. Det är meningen att belastning som beror på arbetstider ska ägnas större uppmärksamhet i planeringen av arbetsskift.

Lehtola anser inte att reformen nödvändigtvis minskar belastningen. Arbetstagarna har en autonom arbetstidsplanering och en del av dem planerar sina arbetsskift mycket ergonomiskt. Arbetstagarna kan fortfarande framföra önskemål om arbetsskiften och de beaktas i mån av möjlighet när arbetsskiftsförteckningarna görs upp.

Cherna måste sätta sig in i systemet

Lehtola bekräftar Virtanens uppfattning att reformen tvingat cheferna att noggrant sätta sig in i systemet.

– Utbildning har ordnats och anvisningarna har varit tydliga, men som chef gäller det att sätta sig in i systemet ordentligt och strukturera det för sig själv. Jag rekommenderar cheferna att satsa på detta. Det lönar sig också att noggrant gå igenom de grundläggande principerna med personalen och motivera ändringarna, säger Lehtola.