Raija Ruoranen Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstöjohtaja.
Case kommunen
3
/2020

Text: Taru Berndtson
Bild: Susanna Lyly

4.6.2020

Corona utmanade personalledningen

I området för Birkalands sjukvårdsdistrikt började coronatiden genast i början av mars, när det blev känt att finländare hade smittats. I Birkalands sjukvårdsdistrikt har det fungerat bra att komplettera arbetstagarnas kunnande och göra överföringar till nya uppgifter.

Sjukvårdsdistriktets HR-direktör Raija Ruoranen berättar att personalförvaltningens undantagsåtgärder inleddes genast när de första anvisningarna från landets regering kom.

– Vi ordnade genast en egen vårdlinje för coronapatienter och patienter med misstänkt smitta ända från akutmottagningen till intensivvården. Vi ökade resurserna för telefonrådgivningen och infektionsenheten. Icke-brådskande vård sköt vi upp. Vi märkte snabbt att arbetstagarna måste ha sin egen väg till testning, så att deras tid inte spenderas i telefonkö till den allmänna rådgivningen.

I personalarrangemangen hade man nytta av att sjukhuset hade erfarenhet av arbetsarrangemang under semesterperioder.

– Nu planerades dock minskningarna så att vi fick den mest kompetenta arbetskraften till intensivvårdsavdelningen. För varje överföring uppstår ändå en dominoeffekt, dvs. man måste få någon att ersätta den omplacerade personen och så vidare. Således sträcker sig coronasituationens verkningar mycket längre inom sjukhuset än enbart till den enhet varifrån överföringar görs till coronavård.

Enligt Ruoranen svarade sjukvårdsdistriktets HR-grupp för arrangemangen och började koordinera personalöverföringar och arbetstagare som skulle anvisas utbildning. Enheten för kunskapsutveckling arrangerade kompletterande utbildning för dem som behövde det.

– Utbildningarna var mycket mångformiga. Det fanns närstudier och olika helheter som kunde avläggas via nätet.

Undantagsarrangemang inom ramen för avtalsbestämmelser

Enligt Ruoranen har man hittills kunnat genomföra de nödvändiga undantagsarrangemangen inom ramen för det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet, men beredskapslagen gav förstärkning enbart med sin existens.

– I huvudsak behövde vi inte förhandla om till exempel personalöverföringar. Vi förde en del diskussion gällande vad epidemin betyder, att den exempelvis inverkar även på de enheter som inte direkt berörs av den.

Sommarperiodens semesterarrangemang blev vi dock tvungna att diskutera i samarbetsförhandlingar, eftersom en normal semesterstängning inte kan genomföras. I början av förhandlingarna var åsikterna långt ifrån varandra.

– Vi måste ta itu med icke-brådskande vård som annullerats på grund av corona och samtidigt måste vi även sköta alla brådskande patienter och fortsätta vara beredda för corona. Av dessa orsaker kan vi inte lova lika långa sammanhängande semestrar som vanligt. Vi nådde ett avtal om att semestrarna kan fastställas i rater och att alla får minst tre veckor sammanhängande semester.

Även avtalet om semester uppkom inom ramen för AKTA.

Personalkommunikation är viktigt, liksom att ta hand om personalen

Raija Ruoranen betonar vikten av personalkommunikation och överlag att ta hand om personalen.

– På intranätet har vi egna sidor för personalen gällande epidemin; coronahörnet. Där finns varje vardag en situationsuppdatering för personalen. I diskussionsspalten kan arbetstagarna föra fram sina bekymmer. Diskussion har uppstått exempelvis om olika anvisningar, skyddsutrustning och lönebetalning för karantäntid.

Delvis med stöd av företagshälsovården organiserade vi även mentalt stöd för anställda.

– En del har varit mycket oroliga över om deras kunskaper räcker till i de nya uppgifterna. Detta har medfört mental stress. 

Ny praxis och beredskap för framtiden

Enligt Raija Ruoranen är situationen i Birkalands sjukvårdsdistrikt för närvarande under god kontroll.

– Informationen flyter bra. Vi har en bra situationsbild av var vi befinner oss. Vi håller fortfarande dagliga ledningsmöten, i övrigt kan varje ledningsgruppsmedlem koncentrera sig på det som hör till hens uppgift.

En väsentlig sak i Birkalands smidiga övergång till coronatiden var att det fanns en beredskapsplan.

– Beredskapsplanen var till god hjälp i början när ledningen i en sådan ovanlig händelse skulle arrangeras. Vi hade alltså en modell, enligt vilken vi kunnat arrangera verksamheten. Baserat på den erfarenhet vi fått av coronaepidemin har vi redan preciserat den lite.

Enligt Raija Ruoranen har undantagssituationen på grund av corona även varit till nytta. Den har exempelvis snabbat upp digitaliseringen och utnyttjandet av distansarbete.

– Ofta vill inte människor avstå från etablerade verksamhetssätt, eftersom det är en aning arbetsamt att lära sig något nytt. Under en kris som denna är man bara tvungen att vara kreativ och ta till sig nya saker. Samtidigt blir ny praxis testad.

Ruoranen berättar att sjukvårdsdistriktet i snabb ordning tagit i bruk exempelvis distansmottagningar och har utvecklat den digitala tjänsten OmaTays.

– Jag tror att vi kommer att utnyttja dessa även i fortsättningen, särskilt då vardagsproblem med besparingar och tillväxtmål för produktiviteten igen kommer upp efter epidemin.

Smidigt samarbete med kommunerna i regionen

Hälso- och välfärdsdirektör Taina Niiranen vid Parkano stad tackar ledningen för Birkalands sjukvårdsdistrikt för ett gott samarbete.

– Sjukvårdsdistriktet har upprättat gemensamma anvisningar för hela Birkaland, så att inte varje kommun separat har behövt börja tolka de riksomfattande anvisningarna. Samtidigt har vi tillsammans kunnat fundera över tillämpningen av de riksomfattande anvisningarna, då de ibland varit en aning motstridiga. Det har också varit enkelt att ringa till sjukvårdsdistriktet och få mer information när vi har behövt det.

Enligt Niiranen sammanträder kommunernas social- och hälsovårdschefer och överläkare som hör till sjukvårdsdistriktet en gång per månad i normala tider, men under coronatiden har man hållit gemensamma möten en gång i veckan.

Arbetstagarbank som beredskap för epidemi

Hittills har man inte konstaterat ett enda fall av coronasmitta i Parkano, men enligt Taina Niiranen har de som exponerats för sjukdomen försatts i karantän. Hittills har också hela Birkaland besparats från epidemier i vårdhemmen. Vi har inte heller haft brist på arbetskraft.

– Lyckligtvis har våra arbetstagare hållit sig relativt friska, men underbemanning uppstår förstås då man stannar hemma även på grund av minsta lilla snuva. I småbarnspedagogiken har antalet barn varit så litet att många arbetstagare därifrån kunnat överföras till semestervikarie i äldreomsorgen. Överföringarna har förlöpt smidigt, trots att äldreenheterna i fråga har skötts av ett privat företag.

Enligt Niiranen har man förberett sig för en förvärrad epidemi bland annat genom att skapa en arbetstagarbank med beredskap att överföra arbetare till andra uppgifter enligt behov.