Hyvinkää kaupungin henkilöstöjohtaja Sari Kuittinen-Tihilä ja kaupunginjohtaja Jyrki Mattila seisovat tiilirakennuksen edessä.
Case kommunen
3
/2020

Text: Teuvo Arolainen
Bild: Eeva Anundi

4.6.2020

Hyvinge blev mannekäng för undantagsförhållandena

Dubbla samarbetsförhandlingar, ett tomt stadshus, personalen på distans eller i obekanta arbetsuppgifter, nya serviceformer som utvecklats i expressfart. Under våren förändrade de exceptionella förhållandena vardagen i Hyvinge. När chocken lagt sig hittade man ny kompetens och flexibilitet hos stadens organisation och människor.

Strax efter mitten av mars informerade Hyvinges stadsdirektör Jyrki Mattila de anställda att det är nödvändigt att inleda samarbetsförhandlingar i staden för att korrigera det djupa underskottet i ekonomin. Målet är en resultatförbättring på 15 miljoner euro. Det är svårt att spara pengar utan att minska antalet anställda.

– Stadens resultat år 2019 visade en förlust på 20 miljoner euro, när inkomsterna minskade och utgifterna ökade kraftigt. Det här uppfattade man inte så länge det talades om miljoner och procent. Man förstod hur allvarlig situationen var först när vi publicerade en åtgärdslista, berättar Mattila.

På listan fanns bland annat nedläggning av fyra daghem och tre skolor, ökning av klasstorlekarna och minskning av antalet handledare. 

– Det var en enorm chock för personalen, säger personaldirektör Sari Kuittinen-Tihilä.

Bara två veckor senare blev de 1 700 kommunalt anställda i Hyvinge chockade igen: staden hade för avsikt att inleda ytterligare, separata samarbetsförhandlingar på grund av följderna av coronavirusepidemin. 

Coronaläget har försämrat ekonomin i många kommuner, för en del till en kriskommuns nivå. På grund av coronakrisen skulle Hyvinge få merkostnader på uppskattningsvis 14,7 miljoner euro.

I första hand var avsikten att anställda skulle omplaceras eller ta ut semester eller oavlönad ledighet, men permitteringar kommer sannolikt också att bli aktuella.

Samarbetsförhandlingarna på grund av coronakrisen avslutades i mitten av maj. Eftersom olika riksomfattande begränsningar har avvecklats, fanns det fram till början av juni ännu inget behov av permitteringar. Beroende på coronaläget kan de dock komma att genomföras senare.

I början av april beslutade stadsstyrelsen att inleda de förstnämnda samarbetsförhandlingarna. Enligt beslutet sägs högst 150 personer upp. Vid sidan av detta utnyttjas permitteringar, ändringar i arbetsuppgifterna, pensioneringar och begränsningar i rekryteringen.

Två separata samarbetsförhandlingar inleddes alltså samtidigt, av olika orsaker och enligt olika tidtabeller. En gemensam nämnare är dock stadens ekonomiska trångmål. 

Grannkommunerna bevakar situationen i Hyvinge noggrant och med stort intresse.

– Vi hade ingen önskan att bli en mannekäng, men ju snabbare vi kan lösa det här, desto bättre. Det kan inte skjutas upp, säger Mattila.

Kreativ omorganisering av serviceproduktionen

Situationen i Hyvinge – liksom i många andra kommuner – har under våren varit märklig såtillvida att kommunsektorn inte har haft arbete.

– Staten har förbjudit diverse verksamheter. Dessutom har behovet av många tjänster minskat även i övrigt, i synnerhet inom småbarnspedagogiken och den tekniska sektorn samt inom kultur- och måltidstjänsterna, säger Jyrki Mattila. Till exempel på daghemmen finns det bara en femtedel av det normala antalet barn.

Samtidigt har staden varit tvungen att bygga upp nya serviceformer och ändra etablerade sätt att arbeta.

Upp till 97 procent av eleverna och studerandena, cirka 4 500 barn och unga, har deltagit i distansundervisning. Enligt en enkät som staden låtit göra har två av tre varit nöjda.

– Särskilt lärarna är värda ett stort tack. De övergick från närundervisning till distansundervisning helt utan förvarning och har klarat sig relativt väl, eftersom man hade övat på det. Skolornas datanät har också klarat belastningen, säger Mattila.

Och när skolorna återigen öppnades i mitten av maj gick det också smidigt.

–  I en kris framhävs en organisations förmåga till kreativa lösningar, säger stadens kommunikationschef Pi Krogell-Magni.

– Kultursektorn ordnade konserter på webben, museet publicerade bilder på konstverk, idrottsväsendet och biblioteket gjorde videor, räknar hon upp.

Gratistidningar har distribuerats till dem som bor i stadens utkanter för att alla ska få ta del av den information som stadens publicerat i tidningarna. I Hyvinge har man också redan från början delat ut mat. Därefter har verksamheten utvidgats till att omfatta transport av matpaket.

– Samtidigt har uppskattningen av skolmaten ökat, säger Mattila.

Resursbank stöder personalledningen

De olika yrkesgruppernas nätverk har varit viktiga i den snabba omläggningen av verksamheterna. Exempelvis har HR-personalen och kommunikatörerna i Mellersta Nylands kommuner haft täta kontakter med kollegerna i regionens samkommun för social- och hälsovårdstjänster Keusote.

Jyrki Mattila och Sari Kuittinen-Tihilä betonar betydelsen av ledarskap och chefsarbete, men berömmer också flexibiliteten hos stadens personal.

– Det finns också normalt en beredskapsgrupp i staden, men nu har det normala ledningssystemet utvidgats och antalet möten utökats. Befogenheterna har bara utvidgats, men inte särskilt mycket, säger Mattila.

Inom hela staden har man sökt och också hittat ersättande arbete, i första hand sådant som direkt gäller coronakrisen, eller sådant som hittills inte blivit skött i det dagliga arbetet.

– Den här coronakrisen är en genomgripande angelägenhet, säger Kuittinen-Tihilä.
Staden lät i slutet av mars utföra en enkät för hela sin personal om viljan att omplaceras till ett annat arbete inom kommunen eller samkommunen.

– Utgångspunkten för omplacering har varit frivillighet, säger Kuittinen-Tihilä.

– Vi har skapat en resursbank för omplaceringar. Den samordnar matchningen mellan arbete och arbetskraft. Samtidigt kan man eventuellt undvika permitteringar.

Resursbanken skulle kunna bli ett permanent sätt att erbjuda en inre arbetsmarknad. Enligt Kuittinen-Tihilä kunde man via resursbanken låta personalen cirkulera internt, vilket skulle förbättra motivationen och rörligheten samt främja arbetsrotationen och kompetensen.

Kristidens konsekvenser kan bli bestående

Jyrki Mattila har haft olika uppgifter i Hyvinge stads tjänst sedan 1996. Han säger att han lärt känna stadens verksamheter och folk bättre än någonsin.

– Det har varit en positiv överraskning hur snabbt kommunorganisationen lyckades förändra sig, trots att verksamheten styrs av lagar och många normer, säger Mattila.

– Förändringen, och särskilt dess snabbhet, har också fört en del gott med sig. Det kommer säkert att ske bestående förändringar i arbetsformerna, liksom också i ledningen och i hur man samverkar. En attitydförändring har redan skett.

Till exempel för lönesekreterarna var ordern om övergång till distansarbete en rätt så stor omställning. De blev tvungna att lära sig helt nya procedurer på några dagar. De som arbetat på distans har allmänt upplevt att arbetet blir utfört till och med effektivare än tidigare.

Förvaltningsstadgan ändrades för att nämnderna, styrelsen och fullmäktige ska kunna hålla elektroniska distansmöten. Även samarbetsförhandlingarna har förts via Teams.

Vid sidan av hanteringen av krisen har man också fortsatt med det dagliga arbetet, såsom uppdatering av stadens strategi samt planläggning och byggande.

– Genom dessa åtgärder skapas beredskap att komma ur krisen, säger Mattila.

Även i Hyvinge har man till följd av epidemin tagit ett digitalt språng, och den möjlighet som detta ger ska man enligt Jyrki Mattila inte låta gå förlorad.

– Samtidigt bör man överväga om staden har för många lokaler eller arbetsuppgifter, ifall distansarbetet vinner terräng för gott. I fortsättningen kanske vi klarar oss med mindre.

Mattila påminner dock om att det i arbetsgemenskapen behövs mänsklig kontakt, avläsning av människors ansiktsuttryck och närvaro.

– Någon chatt för hela personalen har inte öppnats, men i mindre enheter har man haft chattar.