Varkauden henkilöstöjohtaja Nina Holopainen
Case kommunen
4
/2019

Text: Tiina Toivakka
Bilder: Matias Honkamaa

9.9.2019

I Varkaus uppmuntras utveckling

Precis som i många andra kommuner kommer Varkaus under hösten att inleda ett program för att balansera den kommunala ekonomin. I stället för att tala om en sparkampanj talar man i Varkaus hellre om en utveckling och rationalisering av funktioner.

Under några års tid har Varkaus på ett systematiskt och långsiktigt sätt utvecklat stadens arbetsenheter och nya tjänster. Den arbetstidsförlängning på 24 timmar som konkurrenskraftsavtalet förde med sig har genom beslut av stadsstyrelsen använts till utveckling av arbetsplatserna och av nya former av service.

– Vi uppmuntrar de anställda till att granska sitt arbete med kritiska ögon. Att fundera på i vilka sammanhang arbetets produktivitet och kvalitet kunde förbättras, säger personaldirektör Nina Holopainen.

Målet är att utvecklingsarbetet ska bli en del av det ordinära arbetet och att det görs parallellt med det ordinära arbetet på ett naturligt sätt.

– Man måste komma ihåg att nyttan ofta syns först efter en längre tid. Man måste kunna blicka längre än ett budgetår.

Visserligen har man också i Varkaus utvecklat arbetets innehåll redan tidigare, men tack vare stadsstyrelsens beslut började man sätta sig in i saken mera systematiskt.

– Tidigare var utvecklingsarbetet personbundet och det saknade kontinuitet. Arbetet blev långsiktigare och mera systematiskt när genomförandet och nätverksbildandet sanktionerades officiellt. Man började mer målmedvetet koppla ihop frågor, säger datachef Jarmo Heinonen.

Varkauden työhyvinvointikoordinaattori Kirsti Murtomäki, Toni Leppänen, Jarmo Heinonen ja henkilöstöjohtaja Nina Holopainen.
Varkauden työhyvinvointiasiantuntija Kirsti Murtomäki, hallintojohtaja Toni Leppänen, tietohallintojohtaja Jarmo Heinonen ja henkilöstöjohtaja Nina Holopainen.

Nätverk ger stöd för utveckling

Som stöd vid utvecklingen finns det ett nätverk vars kärna utöver Nina Holopainen och Jarmo Heinonen utgörs av arbetshälsospecialist Kirsti Murtomäki, förvaltningsdirektör Toni Leppänen och marknadsförings- och informationschef Kaisu Tolvanen.

Utöver kärngruppen deltar ett femtiotal personalrepresentanter, chefer och s.k. interna utvecklare regelbundet i nätverkets arbete.

Nätverket sparrar och stöder de anställda. Man har bland annat erbjudit systematisk utbildning för teamcoachning, utformning av digitala tjänster samt internt utvecklingsarbete.

– Vi har erbjudit verktyg, stöd och resurser, preciserar Holopainen.

Betydelsen av samarbete betonas.

– Frågorna betraktas ur helhetsperspektiv, verksamheten är organiserad och det sker regelbundet utbyte av information inom och mellan olika verksamhetsområden, säger Holopainen.

Även små åtgärder är viktiga

Vid utvecklingen av arbetsenheter och tjänster uppmuntrar Nina Holopainen till att också beakta små detaljer där en förändring kan förbättra både den anställdas motivation och arbetsresultatet. Även små förändringar syns i form av ökad arbetshälsa. De kan också leda till minskad sjukfrånvaro.

– Utveckling innebär långt ifrån alltid en förändring av stora riktlinjer och strukturer. Exempelvis kan man med mycket små medel ändra en kunds serviceupplevelse i en positiv riktning.

– Då det gäller utvecklingsarbete ska man också alltid minnas att vi gör detta arbete för kommuninvånarna. Det kan hända att det bara krävs små förändringar för att kundbetjäningen ska bli bättre, säger Holopainen.

Holopainen berättar att utvecklingsarbetet har fört personalen inom den allmänna förvaltningen och inom de övriga förvaltningarna närmare varandra.

– När förståelsen har ökat har också det egna arbetet blivit lättare, säger Holopainen.

Cheferna är viktiga

Cheferna spelar en stor roll vid utvecklingen av arbetsplatserna. Detta har Varkaus lagt särskilt stor vikt vid.

– Personalservicen ordnar en gång i månaden ett chefskaffe där man utbyter erfarenheter, pejlar läget och ser vad som åstadkommits. Målet är både att sprida information och att sporra och engagera, säger Holopainen.

Cheferna har också uppmuntrats till att fördela ansvar.

– Om det föds en god idé på arbetsplatsen behöver det inte nödvändigtvis betyda att chefen ska börja leda och genomföra projektet. Chefens roll kan sålunda också vara sporrande, att var en medvandrare.

Holopainen talar också om ledarskapsledning.

– Det räcker inte att enskilda chefer engagerats i utvecklingsarbetet. Direktörerna och sektorcheferna ska också ta till sig frågorna. Kedjan ska fungera i båda riktningarna.

Stadens förtroendemän och arbetarskyddsfullmäktiga har deltagit aktivt i planeringen av utvecklingsarbetet. På deras initiativ har man bland annat utvecklat enheternas interna information samt inskolningssystemet.

Resultaten redovisas regelbundet

En viktig del av utvecklingsarbetet har varit att informera om resultat.

– Information om utvecklingsresultat ges regelbundet, olika frågor synliggörs och det står personalen fritt att utveckla sig.

Det har också förekommit samarbete med den lokala pressen och under vintern publicerade dagstidningen en gång i månaden en artikel om resultaten av stadens arbetsplatsutveckling.

– Personalen har också uppmuntrats till och instruerats i användning av sociala medier för att berätta om vad arbetet lett till, tillägger Holopainen.

Mera attraktivitet som arbetsgivare

I maj kunde man också bekanta sig med resultaten av utvecklingsarbetet då 40 utvecklingsåtgärder presenterades vid egna montrar under utvecklingsmässan Wiksut.

Målet för mässan var förutom att berätta om och uppmuntra till nya åtgärder också att lyfta fram det viktiga arbete som görs i staden.

– Vi vill motivera personalen till att vara stolta över sitt arbete och samtidigt vill vi informera om att det finns inspirerande arbetsuppgifter i Varkaus. Konkurrensen om arbetstagare är hård, och att lyfta fram utvecklingsåtgärder är ett sätt att profilera sig som intressant arbetsplats, säger Toni Leppänen.


Varkauden henkilöstöjohtaja Nina Holopainen katselee Varkautta ylhäältä, päällään Warkaus-huppari

Varkaus på Framstegsarenan

Man kan bekanta sig med Varkaus stads utvecklingsåtgärder på KunTekos forum Framstegsarenan (Tekojen Tori). Där presenteras närmare 30 utvecklingsåtgärder som genomförs inom olika förvaltningsområden i Varkaus.

KunTeko 2020 – programmet för arbetslivsutveckling i kommun- och landskapssektorn – genomförs gemensamt av KT Kommunarbetsgivarna och de kommunala huvudavtalsorganisationerna FOSU, KoHo och Offentliga sektorns union JAU.

Bekanta dig med utvecklingsåtgärderna på KunTekos forum Tekojen Tori (på finska) på adressen kunteko.fi